Anatomia unui Start-up: cum se construiește, pas cu pas, o afacere de 200.000€ pe an | Interviu cu Mariana Ruscan, fondator Business Arhitect

Mariana Ruscan este fondatorul Business Arhitect, o platformă online de business building dedicată antreprenorilor aflați la început de drum în construirea unei afaceri. Are peste 14 ani de experiență în consultanță pentru fonduri europene și guvernamentale, timp în care a lucrat direct cu peste 250 de start-up-uri românești, ajutându-le să obțină finanțare și să-și pună pe picioare afacerea. Din tot acest parcurs, a observat frecvent aceeași problemă: informațiile există, dar antreprenorilor le lipsește o structură clară care să le arate cum se leagă între ele toate componentele unui business. Din nevoia aceasta s-a născut Business Arhitect.

În acest interviu, Mariana desface un start-up în etapele lui esențiale și explică, concret, ce trebuie construit în fiecare dintre ele. Practic, urmărim anatomia completă a unui start-up și ordinea în care trebuie puse cap la cap toate piesele lui.

Mariana, înainte să intrăm în pașii concreți ai anatomiei: cum vezi procesul de construire a unei afaceri pentru cineva care pornește de la zero? 

Din experiența mea, procesul se structurează pe două paliere. Primul e dezvoltarea personală și profesională a omului din spatele afacerii – mindsetul antreprenorial, care pornește odată cu afacerea și nu se mai oprește niciodată. E o învățare continuă: astăzi înveți să-ți organizezi timpul, mâine cum să negociezi cu un furnizor, apoi cum gestionezi un angajat, cum citești un P&L sau cum reacționezi când vânzările scad. Al doilea palier e construcția efectivă a business-ului: pașii concreți prin care o idee devine o afacere care funcționează, de la produs până la primul leu de profit. 

Cele două merg împreună. Nu poți construi un business mai complex fără ca, în același timp, să îți dezvolți competențele necesare pentru a-l conduce.

Hai să rămânem puțin pe primul palier: ce este, de fapt, mindsetul antreprenorial, și cum îl construim, în linii mari?

Pentru mine, mindsetul antreprenorial înseamnă, foarte simplu, felul în care gândești, reacționezi și lucrezi zi de zi. Și se construiește pe câteva componente de bază:

Primul pas e autocunoașterea – de exemplu să știi ce valori te definesc și dacă acele valori se regăsesc în toate ariile vieții tale, nu doar declarativ. Valorile sunt importante pentru că, mai târziu, ele se vor regăsi și în felul în care construiești businessul, îți alegi oamenii și lucrezi cu ei. 

Al doilea e organizarea zilnică. Un obicei aparent banal, dar care poate schimba radical cât reușești să faci din ceea ce îți propui, este să-ți faci, în fiecare seară sau dimineață, un to-do list scris, cu toate task-urile și timpul estimat pentru fiecare. Dacă aduni timpii și descoperi că lista ta cere 25 de ore de muncă, iar tu ai la dispoziție 8, e clar că lista nu este pentru o singură zi și trebuie regândită pe priorități. 

Prioritizarea nu înseamnă doar important versus urgent, ci și să ții cont de constrângerile externe și de echipă. Nu lași deplasarea la Registrul Comerțului pe locul 24 dacă programul cu publicul se termină la 14:00 și nu îți lași colegii să aștepte până termini tu zece task-uri ca să afle ce au de făcut. Le dai direcțiile de dimineață, apoi lucrați în paralel.

Al treilea e să ieși deliberat din zona de confort – să mergi la evenimente unde nu cunoști pe nimeni, să ceri feedback și să iei uneori decizii chiar dacă nu ai toate informațiile.

Al patrulea e gestionarea stărilor emoționale. Practic înseamnă să te uiți la stările pe care le ai cel mai des și să înveți să le ții sub control înainte să-ți afecteze deciziile. Dacă observi că reacționezi frecvent cu furie atunci când lucrurile nu ies cum ai planificat, ai grijă să nu transferi acea furie asupra angajaților, furnizorilor sau colaboratorilor. Dacă, dimpotrivă, ești o persoană foarte entuziastă, trebuie să fii atent să nu transformi entuziasmul în decizii nesăbuite — să cumperi imediat echipamente, să angajezi prea devreme sau să investești toți banii într-o idee doar pentru că, în momentul respectiv, ți se pare extraordinară.

Și al cincilea e disciplina, combinată cu obiective clare. Disciplina o definesc simplu: să te pui și să faci lucrurile care trebuie. Dacă motivația te pornește, disciplina este combustibilul care ține businessul în mișcare și în zilele în care motivația lipsește. 

Trecem acum pe al doilea palier: de unde începe efectiv businessul?

Nu e suficient să spui „vreau să deschid o cafenea”, „vreau să creez o aplicație” sau „vreau să produc mobilier” – ca să devină o afacere reală, ideea trebuie să treacă testul validării: să aibă un plan clar de implementare, să răspundă unei nevoi reale, să fie fezabilă și să fie profitabilă.

Fezabilitatea înseamnă să poți implementa ideea cu resursele pe care le ai sau pe care le poți obține realist. Poți avea o idee extraordinară pentru un produs care cere o linie de producție de 500.000€ – dar dacă tu ai 20.000€ și n-ai acces realist la diferență, ideea nu e fezabilă în forma respectivă.

Profitabilitatea înseamnă exact ce spune: dacă produsul te costă 90€ să-l produci, iar piața e dispusă să plătească maximum 80€ pe el, ai o problemă de rezolvat înainte să pornești business-ul.

O idee, oricât de bună, nu valorează mare lucru fără un plan de implementare care să răspundă la toate aceste întrebări – nevoie, fezabilitate, profitabilitate. Eu spun adesea că o idee fără plan de implementare are un credit de maxim 10% în succesul unei afaceri. 

Odată ce ideea a trecut acest test, ce facem mai departe?

Următorul pas e să-ți definești obiectivele, viziunea și misiunea, astfel încât să știi unde vrei să ajungă businessul și ce urmărești efectiv în următorul an. Nu e un exercițiu fancy. E ceea ce-ți dă, practic, un drive zilnic – să știi exact ce urmărești în fiecare zi, din perspectiva a ce vrei să realizezi peste un an, nu doar azi.

Să presupunem că obiectivul nostru este chiar cel din titlul acestui articol: o cifră de afaceri de 200.000 de euro pe an. Asta înseamnă aproximativ 16.667 de euro pe lună.

Din acel moment pot începe să desfac obiectivul. Dacă vând un serviciu cu 1.000 de euro, am nevoie, în medie, de aproximativ 17 vânzări pe lună. Dacă vând un produs cu 100 de euro, vorbim despre aproximativ 167 de unități lunar.

Și apoi mă gândesc: ce activități și ce rezultate trebuie să am, zi de zi, ca să ating în fiecare lună cifra de afaceri din obiectiv.

Avem ideea și știm ce vrem să construim. Facem produsul?

Nu încă.

Mai întâi trebuie să verificăm dacă există nevoia în piață.

În concret, trebuie să putem identifica o problemă, o nevoie sau o dorință suficient de importantă pentru un grup de oameni încât aceștia să fie dispuși să plătească pentru soluția noastră. Să presupunem că vreau să creez un serviciu de livrare a unor meniuri sănătoase pentru angajații din clădirile de birouri. Nu este suficient să cred eu că oamenii vor să mănânce mai sănătos.

Trebuie să aflu: își aduc mâncare de acasă? comandă deja? cât plătesc? ce nu le place la variantele existente? este problema prețul, timpul de livrare, varietatea, calitatea? cât de des ar cumpăra?

Abia după ce înțeleg nevoia pot defini foarte clar cine este clientul pentru care construiesc. Nu „persoane între 25 și 45 de ani”, ci un profil suficient de precis încât să pot lua ulterior decizii despre produs, preț și comunicare. Dar, la pasul acesta, musai să nu uităm de concurență. Subestimarea ei poate fi o greșeală din care nu ne mai revenim sau ne revenim cu costuri foarte mari. Dacă la întrebarea „Cine mai oferă acest produs sau serviciu?” răspunzi „Nimeni”, cel mai probabil nu ai analizat suficient piața. Riști să descoperi ulterior că produsul există deja în oferta altor 20 de companii, iar un efort de diferențiere ulterioară să te coste enorm.

Și abia acum construim produsul sau serviciul?

Exact.

Este o ordine foarte importantă: validez nevoia → identific avatarul clientului ideal → construiesc produsul sau serviciul pentru acel client.

Nu invers.

Dacă am aflat, de exemplu, că oamenii din exemplul nostru vor o masă sănătoasă care să ajungă la birou în maximum 30 de minute și sunt dispuși să plătească 50 de lei, produsul meu începe să aibă niște parametri concreți.

Acum pot decide ce conține meniul, ce gramaj are, cât mă poate costa, cum îl ambalez, în ce interval îl livrez și la ce preț îl vând. După produs urmează fluxul tehnologic. 

Ce este, mai exact, un flux tehnologic? 

Succesiunea etapelor prin care treci ca să obții și să livrezi produsul sau serviciul, de la materie primă sau idee, până la client. Dacă nu-mi cunosc fluxul, risc să cumpăr echipamente greșite — un echipament prea mic pentru volumul planificat, unul nepotrivit procesului, sau descopăr abia după achiziție că-mi lipsește o verigă esențială. Ordinea corectă nu e să cumperi mai întâi echipamente și apoi să faci produsul — e invers: întâi definești produsul, apoi, în funcție de etapele pe care le presupune realizarea lui, stabilești resursele necesare la fiecare etapă, inclusiv oamenii.

Cum știu de câți oameni am nevoie?

Pornesc tot de la activitățile businessului și de la competențele-cheie necesare pentru ele. În exemplul nostru trebuie să produc, să aprovizionez, să gestionez comenzile, să livrez, să vând, să fac marketing și să țin partea financiar-administrativă sub control.

Mă uit apoi la ce pot face eu, ce trebuie să facă un angajat și ce pot externaliza. Nu angajez trei oameni pentru că „așa cred că ar trebui să arate firma”. Stabilesc mai întâi ce competențe îmi trebuie și ce volum de muncă există pentru fiecare.

Dacă am nevoie de contabilitate câteva ore pe lună, probabil o externalizez. Dacă bucătăria are nevoie zilnic de opt ore de activitate, acolo am nevoie de personal dedicat. Dacă eu pot gestiona vânzările în primele luni, poate nu angajez încă un om pentru asta. Structura de personal rezultă din activitatea pe care businessul trebuie efectiv să o desfășoare. 

După ce am parcurs această etapă ajungem la marketing și vânzări. 

Care este diferența dintre ele?

Marketingul are rolul de a face produsul cunoscut oamenilor cărora le este destinat și de a genera interes pentru el. Aici stabilim cui comunicăm, ce mesaj folosim, pe ce canale suntem prezenți și cât investim. Vânzarea este momentul în care acel interes se transformă în venit pentru companie.

Dacă fac o campanie pe Instagram și 10.000 de persoane văd meniurile mele, aceasta este o activitate de marketing. Dacă 500 intră pe site, tot marketingul mă ajută să ajung acolo. Când 100 dintre ele plasează comanda și plătesc câte 50 de lei, avem 5.000 de lei în vânzări.

De aceea trebuie să le planific separat și să urmăresc rezultatele fiecăreia. 

Ce pas urmează?

Urmează partea juridică și fiscală: alegi forma în care vei funcționa, stabilești codurile CAEN necesare, verifici autorizațiile de care ai nevoie și regimul fiscal aplicabil.

Abia acum, după ce toate astea sunt clare, treci la sursele de finanțare. Dacă fluxul meu îmi arată că am nevoie de cuptor, echipamente frigorifice, mobilier, software, capital de lucru și personal, pot calcula necesarul financiar. Poți aplica la programe guvernamentale sau europene dedicate start-up-urilor, cum e Start-Up Nation, poți căuta investitori, dacă vrei să accelerezi și accepți să împarți controlul, sau poți folosi resurse proprii.

Una dintre greșelile pe care le întâlnesc este să începi invers: „Sunt 50.000 de euro disponibili printr-un program. Ce pot cumpăra de ei?”

Și când aflăm dacă afacerea poate face 200.000 de euro pe an și poate fi profitabilă?

În previziunile financiare. Aici punem în cifre tot ceea ce am construit până acum. Dacă vreau venituri de 200.000 de euro pe an, trebuie să arăt din vânzarea câtor unități și la ce preț unitar pot obține aceste venituri.

Apoi calculez cheltuielile directe, adică acelea legate direct de produs sau serviciu, și cheltuielile indirecte ale businessului: chirie, salarii, contabilitate, marketing, software, utilități și celelalte costuri pe care le presupune funcționarea firmei.

La final văd alb pe negru rezultatul: venituri – cheltuieli = profit sau pierdere.

Dacă previziunea îmi arată pierdere, mă întorc în business și văd ce pot modifica: prețul, costurile, volumul de vânzări, structura produsului sau chiar modelul de business. Aceasta este utilitatea previziunilor: îmi arată, înainte să cheltuiesc banii, ce venituri poate genera afacerea cu resursele pe care le-am planificat, ce cheltuieli va avea și dacă va obține profit sau va ieși pe pierdere.

Sunt mulți pași. Chiar trebuie să treacă un antreprenor prin toate aceste etape?

Da, pentru că fiecare răspunde unei întrebări diferite despre viitorul business și toate se leagă între ele. Important este să le parcurgi în ordinea corectă și să nu sari peste ele doar pentru că unele par mai puțin importante la început. Iar dacă vrei să ai toți acești pași structurați și explicați într-un singur loc, exact pentru asta am creat Business Arhitect.

Dacă vreau să-mi construiesc un business de la zero, găsesc în Business Arhitect toate etapele despre care ai vorbit?

Categoric. Business Arhitect este o platformă cu acces 100% online, construită tocmai pentru ca un antreprenor să poată parcurge singur, în ordine, toate etapele despre care am vorbit mai sus, chiar dacă pornește de la zero.

Platforma este organizată în 4 stații. Prima te trece prin cele 11 arii ale construcției unui business, prin ghiduri, podcasturi cu antreprenori și teste de autoevaluare. În a doua îți construiești propria arhitectură de business, un plan de afaceri practic, folosind instrumente concrete, de la bugetul de investiție până la P&L. Ultimele două te conectează cu o comunitate de antreprenori și îți oferă acces la informații despre surse de finanțare.

Pentru cine ne citește acum și e la începutul acestui drum, ce sfat îi dai?

Să parcurgă toți pașii, în ordinea lor logică, fără să sară etape – mai ales fără să treacă direct de la idee la finanțare, care e cea mai frecventă greșeală pe care o văd. La Start-Up Nation văd des oameni care vin direct pentru planul de afaceri și finanțare, dar încă nu au validat nevoia, nu au stabilit exact produsul, fluxul sau prețul. Poți obține finanțarea și în aceste condiții, dar problemele pe care nu le-ai rezolvat înainte de lansare te vor aștepta după ce banii se termină. De aceea ordinea contează. Fiecare etapă pe care o sari la început revine mai târziu ca o problemă de rezolvat.